"Quanto tempo ci fa risparmiare?" è la domanda che arriva sempre, e merita una risposta onesta: dipende dal vostro processo, e il numero potete calcolarlo solo voi. Chiunque risponda con una percentuale prima di aver visto come lavorate sta vendendo, non stimando.

La buona notizia è che il calcolo è aritmetica elementare e si fa in mezza giornata, prima di spendere un euro. Questo articolo è quel calcolo: la formula, le tre voci che quasi nessuno sottrae, e i casi in cui il conto non torna.

Perché i numeri che si leggono in giro non vi servono#

"Fino al 70% di tempo risparmiato" è una frase che circola in ogni brochure del settore. Il problema non è che sia falsa: è che non è verificabile e non è trasferibile.

Quel 70% è quasi sempre calcolato sul singolo compito automatizzato, non sulla giornata di chi lo eseguiva. Se una persona dedica venti minuti al giorno a copiare dati fra due sistemi e l'automazione li porta a sei, il risparmio sul compito è del 70% ed è vero. Sulla sua giornata da otto ore è il 3%.

Entrambi i numeri sono corretti. Solo che uno serve a vendere e l'altro a decidere.

La formula#

Il risparmio lordo annuo di un processo si calcola con tre numeri:

frequenza annua × tempo per esecuzione × numero di persone coinvolte

I tre numeri vanno misurati, non stimati a memoria. La differenza fra la stima e la misura, nella nostra esperienza, è quasi sempre nella stessa direzione: le persone sottovalutano la frequenza e sopravvalutano la durata. Bastano due settimane di annotazioni su un foglio — chi lo fa, quante volte, quanto ci mette — per avere numeri attendibili.

Attenzione al terzo fattore, che è quello dimenticato più spesso. Se una pratica passa per tre persone e ognuna ci mette cinque minuti, il processo costa quindici minuti, non cinque. Nei flussi di approvazione la maggior parte del tempo non è nemmeno lavoro: è attesa fra un passaggio e l'altro, e non compare in nessun cronometro.

Le tre voci da sottrarre#

Il risparmio lordo non è il risparmio reale. Vanno tolte tre cose, e chi non le toglie ottiene un numero che non si verificherà mai.

Voce da sottrarre Quanto pesa
Il tempo residuo. Un'automazione raramente porta un processo a zero: restano i controlli, le eccezioni, i casi che il sistema passa alla persona. Sul processo giusto il residuo sta fra il 10% e il 30% del tempo iniziale. Se stimate zero, state stimando male.
La manutenzione. Un fornitore cambia formato, un'API si aggiorna, una regola aziendale cambia. Qualcuno deve accorgersene e intervenire. Va messo a bilancio come costo annuo ricorrente, non come imprevisto.
L'apprendimento. Nelle prime settimane il processo nuovo è più lento di quello vecchio, e in parallelo qualcuno continua a fare il lavoro a mano per sicurezza. Costo una tantum, ma reale. Non finge di non esistere solo perché è temporaneo.

Il rapporto che conta alla fine è uno solo: in quanti mesi il risparmio netto ripaga il costo di realizzazione. Sotto i dodici mesi il progetto in genere si difende da solo. Oltre i ventiquattro, o il processo è sbagliato o va ridotto lo scopo dell'intervento.

Un esempio, con i numeri#

Numeri inventati per mostrare l'aritmetica: non è un nostro caso, è il conto che potete rifare con i vostri.

Inserimento manuale degli ordini dal gestionale al sistema di spedizione.

Voce Valore
Frequenza 25 ordini al giorno × 250 giorni = 6.250 l'anno
Tempo unitario 4 minuti
Persone coinvolte 1
Risparmio lordo 416 ore all'anno
Tempo residuo (controllo e casi anomali, 20%) −83 ore
Manutenzione −20 ore
Apprendimento (una tantum, primo anno) −15 ore
Risparmio netto, primo anno ≈ 298 ore
Risparmio netto, anni successivi ≈ 313 ore

Quasi trecento ore sono poco meno di due mesi di lavoro di una persona a tempo pieno. È una cifra che giustifica un investimento — ma solo se rispondete alla domanda del prossimo paragrafo.

Le ore recuperate non sono automaticamente un guadagno#

È il punto che fa fallire più business case di qualunque errore di calcolo.

Trecento ore liberate diventano un beneficio economico in due modi soltanto:

  1. Capacità. Quelle ore vengono riempite con lavoro che prima non si riusciva a fare: più ordini gestiti, più preventivi seguiti, più clienti richiamati. L'azienda cresce senza assumere.
  2. Costo evitato. Quelle ore erano il motivo per cui stavate per assumere, o per cui pagavate straordinari, o per cui un servizio esterno vi fatturava.

Se non ricadete in nessuno dei due casi — le ore si liberano e si disperdono in attività a basso valore — il risparmio esiste sulla carta e non nel conto economico. Non significa che il progetto sia inutile: significa che il beneficio va cercato altrove, e di solito sta negli errori evitati o nella velocità di risposta, non nelle ore.

Vale la pena deciderlo prima: quando quelle ore si liberano, cosa ci facciamo? Una risposta scritta prima di partire vale più di qualunque stima.

Le ore che il cronometro non vede#

Tre voci restano fuori dal calcolo principale ma spesso pesano più di quello:

  • Gli errori evitati. Un dato copiato male produce una spedizione sbagliata, una fattura da rifare, una telefonata di scuse. Il tempo di correzione è quasi sempre un multiplo del tempo dell'operazione originale.
  • Il tempo di attesa. Nei processi che coinvolgono più persone, fra un passaggio e l'altro passano ore o giorni in cui non lavora nessuno. È il tempo che l'automazione comprime di più, e non compare in nessuna misura del "tempo di esecuzione".
  • L'interruzione. Un compito breve ma ricorrente che spezza il lavoro costa più della sua durata, perché rientrare in quello che si stava facendo richiede tempo.

Sono difficili da quantificare in anticipo. Il modo pratico di tenerne conto è misurare, prima e dopo, un indicatore che li riassume: il tempo che passa dall'inizio alla fine del processo — dall'ordine ricevuto alla spedizione partita, dalla richiesta arrivata alla risposta data. È un numero solo, si prende con due date, e si muove quando l'automazione funziona davvero.

Quando il conto non torna#

Tre situazioni in cui il calcolo dà un risultato negativo, ed è giusto fermarsi:

  • Il processo cambia ogni pochi mesi. L'automazione va rifatta ogni volta e la manutenzione mangia il risparmio.
  • Il volume è basso. Un processo eseguito due volte al mese non produce ore sufficienti, per quanto sia fastidioso. Il fastidio non è un criterio di priorità.
  • Il tempo residuo è alto. Se le eccezioni sono più della metà dei casi, il risparmio reale si avvicina a zero mentre il costo resta pieno.

In tutti e tre i casi la risposta non è "mai": è "non adesso, e non così". Spesso il sottoinsieme regolare dello stesso processo è automatizzabile benissimo, ed è lì che conviene fermarsi.

Cosa chiedere a chi vi propone un'automazione#

Se un fornitore vi porta una stima di risparmio, tre domande la mettono alla prova in due minuti:

  1. Su quali tre numeri l'avete calcolata? Frequenza, tempo unitario, persone coinvolte. Se non ci sono, non è una stima.
  2. Quanto tempo residuo avete previsto? Una risposta "zero" indica che il conto non è stato fatto.
  3. Cosa succede se il volume raddoppia, o si dimezza? Serve a capire se il modello regge o se è un numero scritto per convincere.

Le stesse domande valgono se il conto ve lo state facendo da soli. Sono il modo più rapido di distinguere un business case da un desiderio.

Il numero che conta più di tutti#

Uno solo: il tempo del processo prima di cominciare.

Senza quello, a sei mesi dalla partenza non saprete dire se è servito, e vi ritroverete a difendere il progetto con le impressioni. Le impressioni non sopravvivono al primo taglio di budget.

Se non l'avete ancora fatto, il punto di partenza è riconoscere quali processi vale la pena automatizzare; per l'area dove i numeri si prendono più facilmente, la mappa è in come automatizzare fatturazione e amministrazione. Poi due settimane di annotazioni, e il conto ve lo fate voi.